Bewaren door ouders/leerling
Ouders zijn vrij volgende documenten bij te houden.
- inschrijvingsbewijzen
- evaluaties
- bewijs van competenties
- leerbewijzen
Bij overgang van academie, of herstart kunnen deze documenten de reeds verworven competenties aantonen.
Bewaren door leerkrachten
Leerkrachten bewaren minstens de klasadministratie van huidig en vorig schooljaar.
De leerkracht maakt afspraken met de leerling rond bijhouden van eigen repertoire en portfolio.
De leerkracht bewaart alle documenten die de gemotiveerde eindbeslissing van het al dan niet slagen van de leerling kaderen een extra schooljaar
Je loonfiches bewaren is ook steeds een goede praktijk.
Bewaren in de academie (Archief)
De academie beschikt over een archief waar ze onderstaande documenten bijhoudt volgens de wettelijke opgelegde termijn. Dit kan digitaal of op papier zijn.
Voor leerlingen:
- evaluaties/PV’s (geslaagd/niet geslaagd met motivatie): 30 jaar
- aanwezigheidsregisters en inschrijvingsdocumenten: 5 jaar
- afwezigheidsattesten: van huidig en vorig schooljaar
voor leerkrachten:
- examenopdrachten (vakgroep): 10 jaar
- opdracht voor eindwerken (vakgroep): 10 jaar
- stamboekregister: 30 jaar
- Verslagen de vakvergaderingen van de laatste 2 schooljaren
- vervoerskosten (openbaar vervoer + fiets) 5 jaar
- examenprogramma’s van openbare proeven van vorig schooljaar;
- puntenlijsten en processen-verbaal van vorig schooljaar;
- voorbeelden van ingevulde evaluatiefiches.
- PV’s van toelatingsperiode van vorig schooljaar
- aankopen: facturen: 5 jaar, dan digitaal
- loonfiches: 5 jaar
- Bewoonbaarheid veiligheid en hygiëne:
- globaal preventieplan en jaarlijks actieplan (huidig en voorgaand jaar)
- verslagen van de rondgangen van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) (laatste twee jaren);
- verslagen van de rondgangen van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW) (laatste twee jaren);
- verslagen van het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) (laatste twee jaren)